La empresa mixta Petrozamora no observa las pautas establecidas en las normas en materia de control interno a la hora de formular y ejecutar los proyectos.
Por Maibort Petit
@maibortpetit
Irregularidades y debilidades de control interno que afectan los procesos de formulación, ejecución, control y seguimiento de los proyectos requeridos para mantener y mejorar las condiciones operacionales de las Plantas Compresoras de Gas (PAPCG), adscritas a la Empresa Mixta Petrozamora, quedaron en evidencia en una evaluación practicada por la Gerencia de Auditoría Interna Corporativa EyP de Petróleos de Venezuela S.A. División Occidente.
Estas operaciones están a cargo de la Gerencia de Operaciones de Plantas (GOP) en PDVSA Occidente y a esa instancia de la corporación los auditores le recomendaron una serie de acciones destinadas a corregir las anomalías. Las recomendaciones se extendieron también a las gerencias de Planificación, Presupuesto y Gestión, Finanzas DEPO, instruyéndolas para que monitoreen y aseguren el cumplimiento de los correctivos, con el fin de fortalecer los controles internos, lo cual contribuirá al logro de los objetivos propuestos para la ejecución de los proyectos de adecuación de plantas compresoras de gas.
Estos hechos forman parte de las denuncias formuladas por el auditor interno Diego Nava, ante las autoridades de Petróleos de Venezuela S.A., lo cual le valió la persecución de él y su familia por parte del régimen de Nicolás Maduro, obligándolos a huir del país para salvaguardar sus vidas[1].
El informe
En diciembre de 2017, Jhon Sánchez, gerente de Auditoría Interna Corporativa EyP de PDVSA Occidente, suscribió el informe confidencial que versaba sobre la evaluación practicada a los proyectos de adecuación de plantas compresoras de gas adscritas a la empresa mixta Petrozamora, el cual estuvo a cargo de los auditores, Ricardo Hernández y Jesús Manzanilla.
Ante todo, el informe explica que la auditoría se llevó a cabo con miras al desarrollo de nuevas inversiones a ejecutarse en las Plantas Compresoras de Gas, de modo que cumplan con las leyes, regulaciones o normativas de PDVSA, las cuales son de obligatorio cumplimiento. Igualmente, la evaluación procura la preservación de las condiciones de operación a través de su adecuación, al tiempo que se procura incrementar la vida útil de estos activos.
Refiere que entre los tipos de proyectos de adecuación de plantas compresoras de gas destacan los de continuidad/confiabilidad/flexibilidad operacional, seguridad, ambiente, calidad de vida, protección integral, entre otros, dirigidos a la mitigación de riesgos al ejecutar el proyecto propuesto.
En tal sentido, la auditoría apuntó a evaluar el control interno de los proyectos de adecuación de las plantas compresoras de gas para verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, normativa interna y procedimientos vigentes.
Incumplimiento de requisitos
Los auditores revisaron el 100 por ciento de las propuestas de inversión de capital asociadas a proyectos de adecuación de plantas compresoras de gas occidente, a saber 6 proyectos en los que se observó incumplimiento total de los requisitos establecidos en la normativa interna para formular propuestas de inversión de capital.
Alertan que las propuestas carecen de la información correspondiente, según lo exige la normativa interna sobre los proyectos individuales asociados a lo alcances de las propuestas. Esto obedece al desconocimiento de las normas sobre proyectos y en la aplicación de controles.
Inexistencia de evaluaciones económicas
Cuando en la evaluación los auditores revisaron las 6 propuestas de inversión de capital asociadas a proyectos de adecuación de plantas compresoras de gas occidente, se encontró, en primer lugar, con que dichos proyectos no presentaban descripción de alternativas en los DSD Emisión Original Aprobado Fase Conceptualizar y soportes, de los cuales uno, es decir, el 17 por ciento, difieren del alcance actual de las propuestas.
Por otra parte, 6 propuestas no presentaban informe sobre la situación a la fecha de su presentación en la que se declarara la ausencia o falta del sistema o equipo, para el funcionamiento de las operaciones.
Una propuesta presentaba inconsistencias sobre los indicadores de evaluación económica reflejada en las pantallas See Plus y lo indicado en DSD Emisión Original Aprobado Fase Conceptualizar. Tampoco reflejaba información sobre los proyectos individuales y su alineación con el alcance de las propuestas.
Precisa el informe, respecto a las pantallas See Plus asociadas a una propuesta, que ésta carecía de soportes de conceptos empleados, no se identifican proyectos individuales, hay incongruencia con el alcance original de los proyectos que integran la propuesta. La propuesta compara y evalúa opciones sin soportes, premisas y diferente grado de definición.
Los auditores alertan que esta situación conlleva a que se ejecuten proyectos que generan pérdidas para la Corporación, porque no generan ingresos o ahorros, de acuerdo a sus estudios de factibilidad y estudio técnico-económico.
Inoperatividad del Comité Evaluador de Propuestas
La normativa hay un Comité Responsable de Revisar las propuestas y, al respecto, la auditoría determinó que dicho Comité/Grupo Ad Hoc no se había conformado desde la creación de la Empresa Mixta Petrozamora.
Asimismo, cinco propuestas no contaban con actas de decisión del Comité Evaluador de Propuestas o el Grupo Ad Hoc; una propuesta presentaba decisión no razonable por el Comité (DEPO), en cuanto a que se recibió y procesó información carente de validez, sin corresponder con la fase, sin validar el cumplimiento con los requisitos por fases establecidos y exigidos, evidenciando fallas en procesos y controles, omitiendo la situación actual y real de los proyectos evaluados.
También se encontraron con que la Hoja Resumen de una propuesta, carece de validez para todos los eventos presupuestarios independientemente del nivel de firma que presenta.
Consideran los auditores que esta situación se produce por la falta de operatividad de los controles establecidos y por omisión de la normativa interna para la formulación y desarrollo de proyectos, de manera de soportar la toma de decisiones y predecir los factores y riesgos que pueden impactar al proyecto.
Sin control, seguimiento y registro de la gestión de proyectos
La auditoría encontró que en la gestión de proyectos había un empleo y desviación de recursos técnicos, humanos y financieros por el orden de Bs. 5,53 MM para el período 2016-2017, sin contar con la operatividad de los controles y planes (PDN, PIS, POA vigentes correspondientes) establecidos.
Subrayan que los planes para 2017 y 2018 no fueron evidenciados y la formulación no contó con la operatividad de los controles establecidos. Esto no incluía los recursos técnicos, humanos y financieros empleados por ORP o Ejecutoras de proyectos de Petrozamora, cuyos presupuestos fueron solicitados de manera independiente.
El informe hace referencia al empleo de recursos y creación del sistema SAP-PS como herramienta de control y seguimiento, sin la operatividad de los controles y planes establecidos, lo que genera problemas en la identificación, trazabilidad y registro de avance, por no haber validado el cumplimiento según normativa interna.
Destaca la auditoría que las instalaciones de plantas compresoras de gas no han sido adecuadas al Decreto 883.
Petrozamora, refieren, no cuenta con una organización que lleve registro de los indicadores de cumplimiento de las adecuaciones en materia ambiental, seguridad industrial, seguridad integral, confiabilidad/continuidad/flexibilidad operacional, higiene, calidad de vida, entre otros, así como apalancar las actualizaciones, mejoras o adecuaciones requeridas por las plantas compresoras de gas.
Detectaron inacción ante las evaluaciones y estudios realizados por DANDyPI (2015), Confiabilidad (2014) e Ingeniería a Instalaciones (2005), entre otros, que reportan la criticidad de las instalaciones por fallas por sistemas y subsistemas, fugas, riesgos de seguridad e impactos de producción.
Tampoco hubo información de emisiones o fugas asociadas a los enfriadores atmosféricos de plantas y miniplantas compresoras, por cuanto no se pudo cuantificar las perdidas generadas.
También se da cuenta de la ausencia de reporte de robos/hurtos, por lo cual no fue evidenciada la situación e impacto de las Plantas Compresoras de Gas.
Subrayan que desde agosto 2016, GOP cuenta con una Planta Compresoras de Gas Portátil operando en ubicación fija por más de 14 años y no han sido liberadas para realizar su función.
Reportan que la MPBA-2 presenta un alto grado de deterioro, principalmente asociado a la remoción de partes, repuestos y piezas para soportar las operaciones del resto de las miniplantas y al largo período sin mantenimiento a su estructura.
Dada la disminución de capacidad instalada, no se han planificado proyectos de adecuación como flexibilidad operacional o considerando premisas de confiabilidad y disponibilidad de la flota.
La auditoría se refirió a 51 propuestas asociadas a PAPCG cuyo alcance abarca instalaciones de GOP, e indicó que se evidenciaron deficiencias y desconocimiento total o parcial en cuanto a estatus (soporte), alcance, estrategias y resultados, impacto de su no ejecución, roles de las organizaciones involucradas, modalidad de ejecución, fecha original de cumplimiento y el tiempo de desfase.
Seis propuestas contaban con información parcial del archivo de proyecto, los cuales no reportan su estatus. Las 45 propuestas restantes no tenían registros en el Centro de Información Técnica y por ello no existe evidencia de la memoria técnica de las diferentes fases desarrolladas y su estatus, sin aprobación del autorizador.
Se reporta una propuesta con inconsistencias en registro y reporte de la información, la cual presenta falta de veracidad en cuanto a alcance, fases, avance físico y financiero, aprobación por parte del autorizador, alineación con los planes vigentes correspondientes. De las 50 propuestas restantes, se desconoce su estatus. Tampoco se reportaron 5 proyectos planificados por Petrozamora para 2017.
Petrtozamora no hizo referencia a las propuestas asociadas a PAPCG en ejecución por parte de AIT Región Occidente.
Se adquirió un sistema CCTV, por vía excepcional (CITGO), sin haber cumplido lo establecido en normativa interna y lineamientos de PDVSA, asociado a un plan operativo anual 2015 inexistente.
Se instalaron sistemas de control y supervisión propietarios, consolas PMP y skids de gas combustible en ejecución bajo la modalidad de proyecto de campo para la actualización tecnológica de la instalación, fuera de la normativa interna, correspondiente a proyectos existentes.
La auditoría determinó falta de dirección, control y seguimiento de la gestión proyectos y gerencia del riesgo por parte de los niveles tácticos, estratégicos, de dirección y de decisión.
Debilidad en la codificación de proyectos
En materia de ejecución de proyectos, los auditores determinaron que 5 propuestas carecían de información sobre el código de proyecto y soporte de la gestión.
Una propuesta fue codificada cuyo alcance correspondía a proyectos existentes, no contaba con la fecha de emisión del código, ni de registro del formato de solicitud y asignación.
Una propuesta presentaba código emitido sin validez por no existir un PDN, PIS y POA alienados y vigentes que soporte el requerimiento solicitado por la ORP y Ejecutoras de PAPCG.
Seis propuestas presentaban títulos no conforme a premisas de entes gubernamentales y del MPIC.
Advierten los auditores que esto es consecuencia del desconocimiento, inadecuado control y gestión documental del registro y mantenimiento de la memoria corporativa de los proyectos, lo cual genera una memoria técnica sin trazabilidad, afectando la condición de existencia de los proyectos.
Deficiencias en la conformación de la memoria técnica del proyecto
Los auditores refieren que 6 propuestas no poseen DSD Emisión Original Aprobado y no cuentan con la aprobación del Autorizador.
Una propuesta, presenta DSD “Fase Definir o 3” sin haber desarrollado las fases previas; presenta revisión por formulación presupuestaria que no corresponden a la fase en la que se encuentra el proyecto; tiene incongruencia con el alcance original y carecía de firma del autorizador.
Una propuesta presenta modificaciones del alcance del proyecto.
Seis propuestas no presentan existencia del archivo de proyecto/Acta de Entrega en el CITIP ni en físico ni en digital.
Toda esta situación, alerta la auditoría, es consecuencia del desconocimiento, inadecuado control y gestión documental del registro y mantenimiento de la memoria corporativa PIC. Esto acarrea toma de decisiones sin soportes y registros y que no cumpla las garantías técnicas o de seguridad.
Inoperatividad de mesas de trabajo
De acuerdo a la norma, deben existir mesas de evaluación de propuestas y mesas de trabajo de evaluación económica durante todas las fases de los proyectos. La auditoría estableció en la revisión que 6 propuestas no contaban con aval de Propiedad Planta y Equipos o Acta Comité Capital vs. Gasto, previo al inicio del proyecto.
Asimismo, 5 propuestas carecían de la documentación soporte, aval del comité capital vs. Gasto y sometimiento por el Ejecutor o ORP; una propuesta presentaba minuta del comité capital vs. gastos generadas posterior a la fecha de inicio del proyecto y al desarrollo de la etapa de definición y desarrollo del mismo, entre otras irregularidades.
Seis propuestas no presentaban actas de mesas de trabajo, calidad, evaluación económica, cambio de fase, de decisión y aplicación de lista de verificación de propuestas por proyecto individual o global según corresponda.
Consideran los auditores que esta situación obedece a decisiones supeditadas al ACE o la ORP, por encima de los controles establecidos y debilidad técnica durante la aplicación de controles.
Falta de veracidad y calidad de la información
Se encontraron los auditores con que 6 propuestas no poseían la documentación soporte que avalara el estatus real del proyecto, asociado a documentos y productos, revisiones, soportes y firmas de aprobación. Determinaron que las fases no se desarrollaban secuencialmente.
Seis propuestas no presentaban informes de gestión y los resultados obtenidos en la revisión evidenció la falta de seguimiento y control de las actividades desarrolladas asociadas a los proyectos individuales o globales según correspondiera.
Una propuesta presentaba inconsistencia y falta de veracidad de las fechas reportadas del inicio y fin de cada fase, además de no contar con soportes correspondiente.
Cinco propuestas no reportaron información sobre avance físico, financiero, sus rendimientos y costos totales.
Una propuesta reportó incongruencia en rendimiento financiero SAP/fichas del proyecto y rendimiento físico entre fichas del proyecto, presentando 10 por ciento de avance físico y desembolsos por Bs. 5,53 MM, durante un tiempo de ejecución de 9 años,
Sin planificación ni eficiencia
Los auditores determinaron que la ejecución física de 6 propuestas no era razonable, pues ningún proyecto completó la Fase Visualizar y presentaban inconsistencias, ausencia e inexistencia de información, documentos y productos durante su desarrollo y no contaban con la aprobación del autorizador.
Cinco propuestas no reportaron información en cuanto a costos totales originales y actuales, desembolsos, avances, fechas planificadas y fechas reales de ejecución.
Una propuesta que involucraba la combinación de proyectos, presentaba 9 años de ejecución lo que representaba 1,5 Ciclos de Planificación (PDN y PIS) y 2,25 períodos para ejecutar la obra en progreso (tiempo no mayor a 4 años), alcanzando un avance del 10 por ciento sin soportes.
Los auditores señalaron que entre las causas principales que afectaban la ejecución, estaban las limitaciones técnicas y financieras, así como procesos de contratación extensos.
Advirtieron que las instalaciones estaban expuestas a la materialización de los riesgos inherentes asociados riesgos de eficiencia, seguridad, falla de sistemas y equipos, falta de calidad de vida que tienen efecto en la producción, por no tomar las acciones oportunas.
Inadecuada gestión presupuestaria
La revisión evidenció que una propuesta presentaba desembolsos por cargos reales de inversión en Bs. 5,53 MM asociados a labor, sin contar con la aprobación del autorizador del proyecto.
Igualmente observaron la inexistencia de informes de gestión y soportes de las fases definir e implantar de 6 propuestas que explicaran los cargos asociados y actividades realizadas en cuanto a labor, contrato, ingenierías, procura, construcción y puesta en servicios.
No se evidenció en 6 propuestas el desarrollo de la etapa de definición y desarrollo e ingeniería detalle por esfuerzo propio o contratado. No se encontraron registros de los cargos de servicios profesionales y labor.
CITAS
[1] Venezuela Política. “Cacería de brujas en PDVSA (Parte 1): Acosan a un auditor por negarse a manipular investigaciones vinculadas a ODEBRECHT y CAMIMPEG”. 11 de febrero de 2020. https://www.maibortpetit.info/2020/02/caceria-de-brujas-en-pdvsa-parte-1.html
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